แบบสอบถามของน้อง ๆ กลุ่มสำนักบริหารวิชาการ จับสถานการณ์จริงขององค์กรได้คมที่สุดในรุ่นเลยครับ เรื่องการควบรวมหน่วยงานกับตำแหน่งผู้อำนวยการที่ว่าง พอคำถามวิ่งไปทางนั้น ผลที่ได้จะเอาไปออกแบบการเปลี่ยนแปลงได้ทันที ผมมีอยู่สี่เรื่องที่อยากชวนปรับ
ผมอ่านแล้วเห็นความตั้งใจของน้อง ๆ ชัดมากครับ จุดแข็งที่สุดคือเครื่องมือผูกกับเรื่องจริงที่องค์กรกำลังเจอ ทั้งการควบรวมหน่วยงานและตำแหน่งผู้อำนวยการที่ว่าง และคำถามปลายเปิดสองข้อที่ถามถึงอุปสรรคการควบรวม กับสาเหตุที่ตำแหน่ง ผอ. ว่างมานาน สองข้อนี้มีค่ามากในเชิงวินิจฉัย เพราะมันเปิดให้คนเล่าสิ่งที่ตัวเลขบอกไม่ได้
ส่วน ก ถูกวางไว้ต้น Survey โดยหลักแล้วคำถามข้อมูลส่วนตัวควรอยู่ท้าย เพราะถามตั้งแต่ต้นทำให้คนรู้สึกถูกระบุตัวตนและตอบแบบระวังตัว ยิ่งหน่วยงานคนไม่เยอะ การถามสังกัดบวกระดับตำแหน่งบวกอายุงานตั้งแต่แรกยิ่งน่ากังวล
ที่ชัดที่สุดคือ ข3.4 ที่รวมสามเรื่องในประโยคเดียว คนที่คิดว่าช่วยพัฒนาการสอนแต่ก็ยังเป็นภาระเอกสารจะตอบไม่ถูก
ข3.2 (มีเงื่อนไขซ้อน) และ ง7 (รวมตัวนโยบายกับเหตุผล) ก็แยกในแนวเดียวกัน หรือเลือกเรื่องที่สำคัญที่สุดเรื่องเดียว
ข้อ ข2.2 ขึ้นต้นว่า การที่แต่ละคณะทำงานแยกส่วนและไม่ค่อยประสานกัน เป็นปัญหา ซึ่งสมมติคำตอบไว้ให้แล้ว
ข1.3 ที่ใช้คำว่า อย่างชัดเจน ก็กดดันให้เห็นด้วย ลองถามกลาง ๆ ว่าการขาดผู้อำนวยการส่งผลต่อการทำงานของท่านมากน้อยเพียงใด
การให้เขียนเลข 1 2 3 ในช่องสี่เหลี่ยม บนกระดาษมักได้ข้อมูลเพี้ยน คนกาแทนการใส่เลข หรือใส่เกินสามอันดับ พอย้ายขึ้นเว็บขอให้ทำเป็นตัวเลือกจัดอันดับจริง หรือเขียนคำสั่งให้ชัดว่าเลือกได้สามอันดับเท่านั้น
งานนี้มีของและจับประเด็นได้คมครับ พอน้อง ๆ จัดเรื่องลำดับคำถาม แยกข้อที่ถามซ้อนกัน แล้วเขียนให้เป็นกลางขึ้น เครื่องมือนี้จะเก็บความจริงจากคนในองค์กรได้อย่างที่ตั้งใจไว้ ผมเชื่อว่าทำได้ครับ
| เกณฑ์ + แนวปฏิบัติที่ดี | ผล | ผลของกลุ่มนี้ |
|---|---|---|
| ก. ข้อคำถามและตัวเลือก | ||
| 1. ใช้สเกลหลายข้อแทนการถามข้อเดี่ยวแนวปฏิบัติที่ดี: สเกลคือชุดคำถามหลายข้อที่วัดแนวคิดเดียวกันร่วมกัน แม้ใช้เวลาตอบนานขึ้น แต่ให้ผลแม่นยำกว่าการวัดด้วยคำถามข้อเดียวที่คลาดเคลื่อนง่าย โดยเฉพาะเรื่องที่ซับซ้อน | ✔ ทำได้ | ครอบคลุมหลายด้าน |
| 2. ทุกข้อใช้ได้กับผู้ตอบทุกคนแนวปฏิบัติที่ดี: ความไว้ใจของผู้ตอบสำคัญมาก ถ้าถามข้อที่ไม่เกี่ยวกับเขา จะทำให้รู้สึกห่างเหินและตอบแบบเสียคุณภาพ หรือไม่ตอบเลย | ✔ ทำได้ | ตามมาตรฐาน |
| 3. รูปแบบเห็นด้วย/ไม่เห็นด้วย ใช้ได้ดีแนวปฏิบัติที่ดี: ข้อแบบประโยคบอกเล่าแล้วให้ตอบเห็นด้วยถึงไม่เห็นด้วย 5 ระดับ เป็นรูปแบบมาตรฐานที่ใช้ได้ดี ถ้าข้อไหนมีแค่ 2 ตัวเลือก (เห็นด้วย/ไม่เห็นด้วย) ค่อยขยายเป็น 5 ระดับ | ✔ ทำได้ | รูปแบบเห็นด้วย ใช้ได้ |
| 4. จะปรับเป็นคำถามให้คมขึ้นก็ได้ (ทางเลือกเสริม)แนวปฏิบัติที่ดี: ถ้าอยากให้คนตอบโฟกัสขึ้นอีก จะตั้งเป็นคำถามแล้วให้ตัวเลือกย้ำสิ่งที่ถามก็ได้ เช่น ถามว่า ท่านชอบงานมากแค่ไหน แล้วให้ตัวเลือก ไม่ชอบเลย ถึง ชอบมากที่สุด เป็นทางเลือก ไม่ต้องเปลี่ยนทุกข้อ | ✔ ทำได้ | ใช้แบบเดิมได้ |
| 5. ถามทีละเรื่อง (ไม่ถามซ้อน)แนวปฏิบัติที่ดี: ข้อที่ถามสองเรื่องในประโยคเดียวทำให้ผู้ตอบเลือกไม่ถูก เช่น หัวหน้าท้าทายและชมเชยบ่อยไหม ถ้าทั้งสองเรื่องสำคัญให้แยกเป็นคนละข้อ หรือเลือกถามเรื่องที่สำคัญกว่า | ✘ ควรแก้ | ข3.4/ข3.2/ง7 ถามหลายเรื่องในข้อเดียว |
| 6. ใช้ภาษาเชิงบวก อ่านง่ายแนวปฏิบัติที่ดี: คำปฏิเสธ เช่น ไม่ ไม่เคย ประมวลผลยาก ผู้ตอบมักอ่านพลาดและตีความผิด ควรเขียนให้อ่านง่ายและชัดเจน | ~ บางส่วน | ข2.2 ใช้ถ้อยคำเชิงลบ/ชี้นำ |
| 7. ข้อที่ถามสลับด้าน (กลับขั้ว)แนวปฏิบัติที่ดี: ข้อที่ถามสลับด้านเพื่อกันคนตอบรวด เป็นเทคนิคที่สเกลมาตรฐานหลายชุดใช้และใช้ได้ดี ขอแค่เขียนให้ชัด อ่านไม่สับสน และทดสอบกับคนจริงก่อน | ✔ ทำได้ | อ่านง่าย |
| 8. เลือกรูปแบบข้อให้ตรงกับข้อมูลที่ต้องการแนวปฏิบัติที่ดี: บ่อยครั้งรูปแบบข้อไม่ได้ข้อมูลที่ต้องการ เช่น เลือกได้หลายข้อ ทำให้คนเลือกแต่ข้อบนและข้ามข้อล่าง หรือใช้สเกลให้คะแนนทั้งที่อยากได้การจัดอันดับ | ✘ ควรแก้ | ข้อจัดอันดับ จ1 รูปแบบไม่ตรงข้อมูลที่ต้องการ |
| 9. สเกลสมดุล (จุดกึ่งกลางตรงกัน)แนวปฏิบัติที่ดี: จุดกึ่งกลางของสเกลทั้งทางภาพ ตัวเลข และความหมาย ต้องตรงกัน เช่น แย่/พอใช้/ดี/ดีมาก/ยอดเยี่ยม ส่งสัญญาณจุดกึ่งกลางที่ขัดกัน ทำให้ผู้ตอบสับสน | ✔ ทำได้ | 5 ระดับสมดุล |
| ข. การจัดรูปแบบและลำดับ | ||
| 10. วางข้อสำคัญไว้ต้น Surveyแนวปฏิบัติที่ดี: วางข้อสำคัญไว้ต้น เพื่อให้ผู้ตอบได้ตอบตอนที่ยังมีสมาธิและพลังเต็มที่ | ~ บางส่วน | ตามมาตรฐาน |
| 11. ติดป้ายกำกับทุกตัวเลือกแนวปฏิบัติที่ดี: ทุกตัวเลือกควรมีป้ายคำกำกับ ไม่เว้นช่องเปล่าระหว่างปลายสเกล เพื่อให้ทุกตัวเลือกดูสำคัญเท่ากัน | ✔ ทำได้ | ตามมาตรฐาน |
| 12. ใช้ป้ายเป็นคำ ไม่ใช่ตัวเลขล้วนแนวปฏิบัติที่ดี: คำสื่อความหมายตรงกันระหว่างคนมากกว่าตัวเลข เลข 3 ของแต่ละคนต่างกัน แต่คำว่า บางครั้ง เข้าใจใกล้เคียงกัน | ~ บางส่วน | ตรวจว่าใช้คำ ไม่ใช่เลขล้วน |
| 13. แยกตัวเลือก ไม่ทราบ/ไม่เกี่ยวข้องแนวปฏิบัติที่ดี: ถ้าจำเป็นต้องมีตัวเลือก ไม่ทราบ หรือ ไม่เกี่ยวข้อง ให้เว้นวรรคแยกออกจากตัวเลือกหลัก เพราะไม่ใช่ระดับความเห็นในสเกล | · ไม่จำเป็น | ไม่มีตัวเลือกไม่ทราบ/ไม่เกี่ยวข้อง ถ้าไม่จำเป็นก็ไม่ต้องใส่ |
| 14. ตัวเลือกเรียงแถวเดียวหรือคอลัมน์เดียวแนวปฏิบัติที่ดี: จัดตัวเลือกให้อ่านทางเดียว การให้อ่านทั้งแนวตั้งและแนวนอนเพิ่มความสับสนและความผิดพลาด | ✔ ทำได้ | ตามมาตรฐาน |
| 15. รูปแบบหน้าตาสม่ำเสมอทั้งฉบับแนวปฏิบัติที่ดี: รูปแบบสม่ำเสมอช่วยให้ผู้ตอบเรียนรู้ว่าจะมองหาข้อมูลสำคัญตรงไหนได้เร็วและตอบได้ลื่น | ✔ ทำได้ | ตามมาตรฐาน |
| 16. วางคำถามอ่อนไหว/ข้อมูลส่วนตัวไว้ท้าย Surveyแนวปฏิบัติที่ดี: หลายคนไม่สบายใจที่จะให้ข้อมูลส่วนตัว และบางคนอาจตอบต่างออกไปถ้ารู้สึกว่าคำตอบจะถูกมองเป็นตัวแทนกลุ่มตน จึงควรไว้ท้าย Survey | ✘ ควรแก้ | ส่วน ก ข้อมูลส่วนตัวอยู่ต้น Survey |
| ค. การนำไปแจกจริง · แบบสอบถามที่เห็นคือฉบับที่ผู้ตอบจะได้รับ จึงตรวจส่วนนี้ด้วย | ||
| 17. ติดต่อผู้ตอบมากกว่าหนึ่งครั้งแนวปฏิบัติที่ดี: การติดต่อหลายครั้ง เช่น เชิญแล้วตามอีกรอบ เพิ่มโอกาสที่ผู้ตอบจะยอมสละเวลาตอบ | ~ บางส่วน | ขั้นตอนตอนแจก วางแผนเชิญ + ตามซ้ำ |
| 18. ปรับให้เป็นส่วนตัวแนวปฏิบัติที่ดี: การใส่ชื่อผู้รับแทนคำขึ้นต้นกลางๆ เพิ่มอัตราการตอบได้ราว 7-10% (กรณีแบบไม่ระบุตัวตน ให้ปรับที่ข้อความเชิญแทน) | ~ บางส่วน | ไม่ระบุตัวตน ใส่ชื่อไม่ได้ แต่ข้อความเชิญตอนส่งปรับให้เป็นกันเองได้ |
| 19. อธิบายว่าประโยชน์คุ้มกับเวลาที่เสียแนวปฏิบัติที่ดี: ควรมีบทนำที่บอกวัตถุประสงค์ ประโยชน์ เวลาที่ใช้ และการรักษาความลับ เพื่อจูงใจให้คนตอบ | ✔ ทำได้ | มีวัตถุประสงค์ + ระบุว่าข้อมูลเป็นความลับ ไม่ระบุตัวตน ครบ |
| 20. นำเสนอเหมือนบทสนทนาแนวปฏิบัติที่ดี: ออกแบบให้เหมือนบทสนทนาที่สุภาพ เรียงหัวข้อให้ลื่นไหล ไม่กระโดดสลับเรื่องไปมา ไม่ถามเกินสิ่งที่จำเป็น | ~ บางส่วน | เรียงเป็นส่วน ก-จ ดี แต่เปิดด้วยข้อมูลส่วนตัวทำให้เริ่มไม่ลื่น |
| 21. คำถามแรกสอดคล้องกับวัตถุประสงค์แนวปฏิบัติที่ดี: พอบทนำบอกว่าเรื่องนี้สำคัญ ข้อแรกๆ ก็ควรเข้าเรื่องนั้นทันที เป็นการเปิดที่ทรงพลัง ไม่ควรเปิดด้วยข้อมูลส่วนตัว | ✘ ควรแก้ | ข้อแรกเป็นข้อมูลส่วนตัว ควรย้ายข้อมูลส่วนตัวไปท้ายแล้วขึ้นด้วยเรื่ององค์กร |
| 22. วางแผนการติดตามล่วงหน้าแนวปฏิบัติที่ดี: กำหนดล่วงหน้าว่าจะเตือนผู้ตอบเมื่อไรอย่างไร การวางแผนไว้ก่อนช่วยเพิ่มอัตราการตอบ | ~ บางส่วน | วางแผนติดตามตอนแจกจริง |